Como otimizar os processos do departamento pessoal?

O departamento pessoal tem um papel significativo dentro das empresas. E para que todos as suas atividades sejam realizadas com eficácia (como folhas de pagamento, admissões, demissões, entre outras), é preciso otimizar os processos do departamento pessoal.

Isso pode ser feito a partir do trabalho com uma metodologia organizada e moderna, de modo que os colaboradores passem a realizar suas tarefas rapidamente e sem erros.

Com um RH estruturado e eficiente, é possível realizar mudanças positivas. Para ajudar nessa tarefa, listamos 8 dicas fundamentais e indispensáveis para a sua empresa otimizar os processos do departamento pessoal.

Veja:

1. Documente todas as atividades:

Esse é o primeiro passo para organizar o departamento pessoal da empresa, encontrar possíveis inconsistências e evitar o desperdício de recursos.

Para tanto, é necessário documentar todas as atividades de acordo com o tipo de cada uma — admissão, demissão, afastamento temporário, licenças, férias, entre outras.

Ao registrá-las, é possível comprovar qualquer tipo de prática ocorrida em um determinado período, por meio dos documentos emitidos e devidamente registrados nos arquivos, sejam eles físicos ou digitais.

Esse hábito evita que documentos e arquivos importantes para o setor sejam perdidos e que processos sofram atrasos, privando os colaboradores de perderem tempo refazendo papeladas.

2. Tenha muita atenção às datas:

No setor de departamento pessoal, a maioria dos processos exige prazos e datas determinadas para execução, que vão desde a contratação de um colaborador até sua demissão.

No caso de atraso ou não cumprimento de alguma delas, a empresa pode ser multada, gerando um custo extra desnecessário.

Para evitar esse problema,  o setor de departamento pessoal precisa ficar atento a como e quando são realizados os registros de admissões ou demissões de funcionários e às datas corretas para o aviso das férias, além do pagamento de salários, encargos sociais e taxas.

É imprescindível que o setor de departamento pessoal faça um cronograma (geralmente mensal) com todas as atividades relacionadas ao período, para que sejam realizadas dentro do prazo correto, evitando encargos e dores de cabeça à organização, especialmente com a previdência e com sindicatos.

3. Estabeleça metas:

Traçar metas é um passo essencial para otimizar as atividades de qualquer setor. Com objetivos bem definidos, prazos e datas estabelecidas, é bem mais simples manter o foco nas tarefas e trabalhar dentro de um cronograma.

No entanto, é preciso investir em propósitos reais e plausíveis. Se o gestor aposta em metas muito difíceis de serem alcançadas, os funcionários e suas equipes ficam desmotivados e se envolvem menos no trabalho.

Portanto, é essencial que o gestor pense bastante nas prioridades do setor. Comece traçando objetivos de curto prazo e depois vá progredindo para metas de médio e longo prazo.

4. Delegue funções

Uma prática altamente indicada para o setor de departamento pessoal é a delegação de tarefas por parte de gestores e líderes.

Assim, cada funcionário saberá quais são suas atividades e responsabilidades, de acordo com a experiência e o perfil de cada um, o que contribui para evitar atrasos e sobrecargas no trabalho.

Encarregar colaboradores de determinadas funções também ajuda o gestor a ter mais tempo para trabalhar no planejamento das atividades do setor e na melhoria contínua de seus processos.

5. Invista em uma equipe engajada com os propósitos da empresa:

Para otimizar os processos do departamento pessoal da empresa, é fundamental trabalhar com uma equipe integrada e eficiente. Investir em treinamentos e incentivar o trabalho em conjunto são as principais frentes na qual o gestor deve trabalhar.

Assim, o ambiente de trabalho fica mais agradável e os profissionais conseguem se comunicar de forma mais rápida, fazendo com que cada um execute suas tarefas sem dificuldades e contribuindo para elevar a produtividade como um todo.

6. Identifique as principais falhas:

No setor de departamento pessoal, sempre há equipes que não funcionam bem (ou que acabam perdendo em produtividade) e erros na execução das tarefas.

Para corrigir esse quadro, é primordial que o gestor analise o setor de maneira aprofundada, para identificar as vulnerabilidades e resolver situações de inconformidade.

Nesse processo, também é importante escutar a voz dos colaboradores. Afinal, eles estão dentro dos processos e conseguem enxergar alguns pontos de ângulos diferentes do líder, o que pode contribuir bastante para a melhoria do ambiente de trabalho, dos processos e das equipes.

Para isso, basta que o gestor faça uma entrevista individual com os profissionais ou uma reunião com cada uma de suas equipes, dando voz e vez a cada colaborador. Assim, todo o time pode trabalhar junto para desenvolver novas estratégias e métodos, evitando que as falhas se repitam. E todos saem ganhando!

7. Aposte na gestão estratégica para otimizar os processos do departamento pessoal

A gestão estratégica é um dos pilares para que uma empresa melhore seus processos e atinja seus objetivos organizacionais. Essa é uma forma de implantar novas estratégias de trabalho, de maneira sistemática e contínua.

No setor de DP, é fundamental investir na gestão estratégica para automatizar e delegar funções, para que as tarefas sejam executadas com mais rapidez e menor índice de falhas.

 

8. Terceirize algumas tarefas:

Há, no setor de departamento pessoal, atividades rotineiras que podem ser terceirizadas. Isso contribui para otimizar os processos e ajuda a reduzir despesas, já que a empresa paga um valor fixado em contrato, evitando custos com contratações de profissionais para a execução de tarefas.

Tarefas relacionadas à contabilidade e à gestão de RH podem ser terceirizadas, permitindo que o gestor trabalhe com equipes mais enxutas e focadas, sem perder em produtividade.

Aperfeiçoar os processos do setor de RH e DP, é uma obrigação para empresas que buscam maior eficiência em suas atividades, para organizar os processos do setor e atingir as metas organizacionais com o máximo de qualidade.

Fonte: Syhus

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