1. Escolha um método
O primeiro passo é buscar um método de pró-atividade que você mais se identifique e adotá-lo no dia a dia. “Eles são guias que oferecem ferramentas, técnicas e práticas para conseguir mais tempo”, explica Christian. “Existem vários, entre eles o método tríade e o método GTD, americano”, esclarece. É possível encontrar informações sobre eles em livros e em sites na internet.
2. Centralize as tarefas
É essencial centralizar a lista de tarefas pendentes. Para isso, pode ser usado um caderno, softwares, post-its, ou mesmo um smartphones. Mas escolha apenas um deles. Utilizar várias ferramentas pode ter o efeito contrário e ser uma perda de tempo.
3. Planeje para ganhar tempo
“Planejar apenas as atividades do dia seguinte é um erro de produtividade”, afirma. Assim, você estaria apenas reagindo às urgências. Planeje sempre três dias adiante, no mínimo. Isso ajuda a ter melhores resultados.
4. Aprenda a delegar
O profissional de RH deve delegar, e não apenas fazer. “Se só ele realiza as tarefas, os resultados vão até onde ele consegue atender. E em algum momento isso chega a um limite.”
5. Faça uma “dieta” de reuniões
Reduza o número de reuniões da empresa ao mínimo possível. Realize reuniões informais, para a equipe tenha tempo para fazer o que é importante de verdade. “O papel do empreendedor é ajudar o seu time a ter mais tempo para executar a estratégia.”
6. Faça uma coisa de cada vez
Em geral, as pessoas são monotarefa, não multi. Quando realizam mais de uma tarefa ao mesmo tempo, se perdem. De preferência, faça uma sequência de atividades, não todas ao mesmo tempo.
7. Reserve um tempo para os imprevistos
Deixe de duas a três horas no seu plano diário para eventuais urgências. Dessa forma, quando elas aparecerem, entrarão no espaço previsto, sem necessidade de acúmulo extra de trabalho ou grandes surpresas.
8. Priorize
Priorizar atividades ajuda a manter o foco diário. Revise o dia anterior na agenda e verifique o que ficou pendente. Calcule o tempo de cada tarefa e priorize criando uma ordem numérica do que deve ser feito. Uma estratégia é priorizar as coisas mais rápidas e fáceis, depois as urgências.
9. Organize o seu ambiente
Bagunça é um convite para a improdutividade. Crie uma espécie de “mapa” para lembrar facilmente onde cada coisa está arquivada. Assim, ficará mais fácil de localizar e organizar as informações. Jogue fora o que não precisa e use pastas transparentes etiquetadas para organizar a papelada. A regra também vale para e-mails: crie pastas por assuntos.
10. Mude seu ambiente de trabalho em conjunto com a equipe
Uma equipe mais produtiva deixa o ambiente de trabalho mais eficiente. “Discuta com sua equipe as alternativas para gerenciar melhor o tempo e as coloque em prática.”
Fonte: paranarh.org.br