Agenda de obrigações trabalhistas e previdenciárias

OBRIGAÇÕES MENSAIS

• SALÁRIOS – 5o dia útil.

Sábado é dia útil, caso o 5º dia útil seja um sábado e a empresa não trabalhe aos sábados, o pagamento deverá ser efetuado na sexta feira, de acordo com o art. 465 da CLT.

• CAGED – SUBSTITUIÇÃO PELO ESOCIAL

Com a obrigatoriedade da Fase 1 e 2 do eSocial para as empresas do Grupo 1, 2 e 3, o envio do CAGED deixou de ser obrigatório a partir de 1º de janeiro de 2020, tendo em vista que o envio dos eventos da fase 2 “Cadastro dos Trabalhadores e Eventos não Periódicos” substituem as informações que eram prestadas no CAGED.

Até dezembro/2019 havia a obrigação das empresas de encaminhar até o dia 7 do mês subsequente, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), através de meio eletrônico, com utilização do aplicativo correspondente fornecido pelo MTB.

Informalmente, em contato com a Central de Atendimento do CAGED, esta informou que a entrega pode ser feita via internet a qualquer momento até o dia 07, inclusive aos finais de semana.

• INSS

Atualização julho/2021: A guia GPS será emitida somente até setembro de 2021. Após esse período o contribuinte pessoa física ou jurídica deverá utilizar a dctf web para emissão da DARF das contribuições previdenciárias.

Recolher as contribuições relativas à Previdência Social de acordo com o cronograma abaixo:

CONTRIBUIÇÃO PRAZO PARA RECOLHIMENTO
Contribuição Previdenciária (INSS) das Empresas em Geral e Equiparadas.

1. Recolhimento das contribuições previdenciárias das empresas em geral (Prazo fixado pelos artigos 9 e 10 da Lei 11.488/2007). A Medida Provisória 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009), prorrogou o prazo de recolhimento do dia 10 para o dia 20 do mês subsequente ao mês de ocorrência do fato gerador.
2. Contribuição sobre reclamatória trabalhista: Até o dia 20 do mês subsequente (ADE CODAC 54/2010), se não houver expediente bancário neste dia, o prazo deverá ser alterado para o dia útil (bancário) imediatamente anterior ao dia 20, considerando dia não útil os constantes no calendário divulgado pelo BACEN.
3. Contribuição sobre remuneração e produtos rurais: Até o dia 20 (vinte) do mês subsequente, se não houver expediente bancário neste dia, o recolhimento deverá ser feito no primeiro dia útil imediatamente anterior, conforme Medida Provisória 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009). A contribuição sobre a produção rural está prevista no art. 30, incisos III, IV, X a XII da Lei 8.212/91 e art. 184 da IN RFB 971/2009.
4. Contribuinte individual (carnês): no dia 15 (quinze) do mês subsequente, se não houver expediente bancário, o prazo poderá ser alterado para o dia útil (bancário) imediatamente posterior ao dia 15, conforme artigo 216, inciso II e VIII do Regulamento da Previdência Social – RPS.
5. INSS sobre o 13º salário: até o dia 20 de dezembro. Se não houver expediente bancário neste dia, o recolhimento será: no 1º (primeiro) dia útil imediatamente anterior para as empresas em geral.
6. Para o empregador doméstico o prazo para recolhimento do INSS do 13º Salário (via DAS), é até o dia 7 do mês seguinte ao da competência.
7. INSS 13º salário pago em rescisão: até o dia 20 (vinte) do mês subsequente. Se não houver expediente bancário neste dia, o recolhimento deverá ser feito no primeiro dia útil imediatamente anterior, conforme Medida Provisória 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009).
8. INSS das Empresas Enquadradas no Simples Nacional: até o dia 20 (vinte) do mês subsequente – (Prazo fixado pelos artigos 9 e 10 da Lei 11.488/2007). A Medida Provisória 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009), prorrogou o prazo de recolhimento do dia 10 para o dia 20 do mês subsequente ao mês de ocorrência do fato gerador.

• PIS – CADASTRAMENTO (NIS)

Conforme Circular CAIXA 574/2012 (alterados pela Circular CAIXA 659/2014) a partir do dia 31/10/2014, o cadastramento dos trabalhadores será efetuado somente pela internet ou pela nova forma de Cadastramento dos trabalhadores em lote no Cadastro NIS (nova nomenclatura para o cadastro do PIS/PASEP).

A Caixa disponibiliza para as empresas, duas formas de cadastramento: online ou em lote, ambos acessados pelo Conectividade Social – CNS. 

O NIS – Número de Identificação Social é um número de cadastro realizado pela Caixa. Dessa forma, pode acontecer de uma pessoa ter um NIS sem ainda ser um trabalhador com CTPS assinada, e esse número deve ser informado à empresa quando da contratação, evitando assim um eventual cadastramento em duplicidade.

• FGTS

Recolher até o dia 7 (sete), se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º (primeiro) dia útil anterior, os depósitos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, incidente sobre a remuneração do mês anterior (Lei nº 8.036/90).

• CIPA

Realizar as reuniões mensais da CIPA em local apropriado e durante o expediente de trabalho, obedecendo ao calendário anual.

• EXAME MÉDICO

Realizar exame médico admissional dos empregados contratados antes que eles assumam suas atividades. Assim como os periódicos no período indicado pelo Médico do Trabalho e os demissionais quando do desligamento.

• ACIDENTE DO TRABALHO

A Lei 8.213/91 determina no seu artigo 22 que todo acidente do trabalho ou doença profissional deverá ser comunicado pela empresa ao INSS, sob pena de multa em caso de omissão. O acidente de trabalho deve ser comunicado através de aplicativo próprio de Comunicação de Acidente do Trabalho – CAT, disponível via Internet ou nas Agências da Previdência Social.

A emissão da CAT deve ser feita até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente, sendo:

1ª via: ao INSS;

2ª via: ao segurado ou dependente;

3ª via: ao sindicato dos trabalhadores; e

4ª via: à empresa.

• VALE-TRANSPORTE

Fornecer o vale-transporte de acordo com a opção exercida pelo empregado. 

• SALÁRIO-FAMÍLIA

Preencher a Ficha de Salário-família e o Termo de Responsabilidade para os filhos dos empregados nascidos durante o mês, juntando a certidão de nascimento ou documentação relativa ao equiparado ou ao inválido.

Para os filhos até 6 anos de idade o empregado deverá apresentar no mês de novembro o atestado de vacinação ou documento equivalente e para os filhos a partir de 7 anos de idade, comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro. No caso de menor inválido que não frequenta a escola por motivo de invalidez, deve ser apresentado atestado médico que confirme este fato.

• GPS – GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL – ENVIO AO SINDICATO

O empregador deve encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, cópia da GPS, das contribuições recolhidas ao INSS, relativamente à competência anterior, conforme dispõe o art. 3º da Lei 8.870/1994. Na hipótese de a empresa possuir mais de uma unidade, os sindicatos terão acesso apenas às guias referentes às unidades situadas em sua base territorial.

O art. 225, V do Decreto 3.048/99, previa que o envido da GPS deveria ser até o dia 10 do mês seguinte ao da competência. Embora tal previsão tenha sido revogada pelo Decreto 10.410/2020, o novo decreto não tem o poder de revogar a obrigação criada pela Lei 8.870/1994, obrigação esta que só poderia ser revogada, por outra lei ordinária, o que não ocorreu.

Nota: Diante da prorrogação do prazo do recolhimento do INSS para o dia 20, conforme MP 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009), e diante da revogação do inciso V do art. 225 do Decreto 3.048/1999, entendemos que por falta de previsão legal, o prazo para envio da GPS pode ser até o último dia útil do mês seguinte ao da competência. 

• CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DOS EMPREGADOS

Os empregadores deveriam descontar a contribuição sindical dos empregados (no mês de março de cada ano ) ou dos admitidos no mês anterior e ainda não recolhida por outra empresa referente ao ano financeiro em curso e recolhê-las até o último dia útil do mês seguinte.

Entretanto, a Lei 13.467/2017 (Lei da Reforma Trabalhista) alterou os arts. 578, 579 e 582 da CLT, estabelecendo que a contribuição sindical só será devida nas seguintes condições:

1. O empregado deverá requerer o pagamento da contribuição sindical, autorizando de forma prévia (POR ESCRITO), voluntária, individual e expressa, conforme dispõe o art. 579 da CLT;
2. A autorização deverá ser feita de forma individual (preferencialmente contendo nome, cargo, setor, CPF, CTPS e PIS do trabalhador) e diretamente para o sindicato.

• PAT – PROGRAMA DE ALIMENTAÇÃO DO TRABALHADOR

A adesão ao PAT poderá ser efetuada a qualquer tempo e terá validade a partir da data de registro do formulário via internet, por prazo indeterminado, podendo ser cancelada por iniciativa da empresa beneficiária ou pelo Ministério do Trabalho e Emprego, em razão da execução inadequada do Programa.

• ESOCIAL

O eSocial é uma plataforma eletrônica que visa coletar informações de cunho trabalhista, previdenciária, fiscal e tributária decorrentes da relação do trabalho entre a empresa e o trabalhador, com ou sem vínculo empregatício, criando uma base única e centralizadora deste conjunto de informações.

Foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual, a fim de possibilitar aos órgãos participantes do projeto, na medida da pertinência temática de cada um, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS.

As informações ao eSocial são prestadas pelas empresas através do envio dos eventos, conforme abaixo:

1. Eventos Periódicos (Mensal): Os eventos periódicos de apuração mensal devem ser transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.
2. Eventos Periódicos (Anual): Os eventos periódicos de apuração anual (13º salário, gratificação natalina etc.), devem ser transmitidos até o dia 20 do mês de dezembro do ano a que se refere, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.
3. Eventos Não Periódicos: Como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não periódicos respeita regras que asseguram os direitos dos trabalhadores, caso da admissão e do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, caso do desligamento. O melhor momento para se transmitir os eventos não periódicos e os de tabela é imediatamente após a sua ocorrência. Este procedimento além de impedir possíveis inconsistências, evita tanto o represamento desnecessário de eventos a serem transmitidos quanto o congestionamento de redes pela transmissão de última hora.

• EFD-REINF

O prazo de entrega da EDF-Reinf é até o dia 15 do mês seguinte ao da competência (antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário), e o prazo para recolhimento das contribuições declaradas é até o dia 20, devendo ser observada pelo empregador, considerando feriados e fins de semana, a legislação em relação a antecipação ou não do vencimento do prazo do recolhimento.

O Portal Web da EFD-Reinf entrou em produção a partir do dia 29/10/2018 e está disponível no Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal do Brasil – e-CAC.

• DCTF-WEB

DCTFWeb é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Trata-se da obrigação tributária acessória por meio da qual o contribuinte confessa débitos de contribuições previdenciárias e de contribuições destinadas a terceiros.

A DCTFWeb é gerada a partir das informações prestadas no eSocial e na EFD-Reinf, escriturações digitais integrantes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), e seu acesso é feito através da plataforma web, disponível no Atendimento Virtual e-CAC da Receita Federal.

Da mesma forma como ocorria com a GFIP, as informações prestadas na DCTFWeb têm caráter declaratório, ou seja, constituem confissão de dívida. É, portanto, instrumento hábil e suficiente para a exigência das contribuições não recolhidas.

Há 3 formas de entrega da DCTFWeb, a saber:

a) Mensal: Aquela em que são declarados os débitos decorrentes da folha de pagamento mensal (eSocial) e da EFD-Reinf (retenções sobre nota fiscal, comercialização, produção rural, etc.). A DCTFWeb mensal deve ser transmitida pela Internet até as 23h59min59s (horário de Brasília) do dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.

b) Anual: Aquela em que são declarados os débitos decorrentes da folha de pagamento do 13º salário (eSocial). A DCTFWeb anual deve ser transmitida uma vez por ano até o dia 20 de dezembro de cada exercício, a partir de informações prestadas no eSocial.

c) Diária: Aquela em que são declarados os débitos decorrentes da EFD-Reinf decorrentes da realização de espetáculos desportivos realizados por associação desportiva que mantém clube de futebol profissional, quando for o caso. A DCTFWeb diária deve ser transmitida pela entidade organizadora até o 2º dia útil após a realização do evento.

OBRIGAÇÕES EM DETERMINADOS MESES DO ANO

• JANEIRO

1. 13º Salário: Efetuar, até o dia 10 (dez), o ajuste relativo ao 13º salário pago aos empregados com salário variável. Os empregados que pretendam receber a metade do 13º salário por ocasião das férias devem requerê-lo à empresa, durante o mês de janeiro.
2. Acidentes do Trabalho – Doenças Ocupacionais – Agentes de Insalubridade: Com a publicação da Portaria MTE 2.018/2014, que alterou a NR 4, as empresas estão isentas de encaminhar até o dia 31 de janeiro de cada ano, ao órgão local do MTE, mapas com avaliação anual dos dados relativos a acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade, os quais deverão ser atualizados mensalmente pelo SESMT e permanecer à disposição da fiscalização do MTE.
3. Salário-Educação: As empresas optantes pelo sistema de aplicação direta do salário-educação, deverão renovar sua opção mediante preenchimento do Formulário Autorização de Manutenção de Ensino – FAME.
4. Contribuição Sindical da Empresa: As empresas no mês de janeiro eram obrigadas a recolher aos respectivos sindicatos de classe a contribuição sindical. Entretanto, com a publicação da Lei 13.467/2017 (reforma trabalhista), que deu nova redação ao artigo 587 da CLT, a teor do contido no caput do citado artigo “Os empregadores que optarem pelo recolhimento da contribuição sindical…”, a partir de 11.11.2017, as empresas não estão mais obrigadas ao pagamento da contribuição sindical patronal.
5. Contribuição Sindical Rural: No mês de janeiro os empregadores rurais eram obrigados a recolher a contribuição sindical rural patronal. Entretanto, com a publicação da Lei 13.467/2017 (reforma trabalhista), que deu nova redação ao artigo 587 da CLT, a teor do contido no caput do citado artigo “Os empregadores que optarem pelo recolhimento da contribuição sindical…”, a partir de 11.11.2017 os produtores rurais pessoa jurídica não estão mais obrigados ao pagamento da contribuição sindical rural
6. GFIP Declaratória 13º Salário: Entrega das informações dos fatos geradores de contribuições previdenciárias relativos ao 13º salário pago no mês de dezembro do ano anterior, informando obrigatoriamente em GFIP como competência 13. 

• FEVEREIRO

1. DIRF – Declaração do Imposto de Renda na Fonte: A DIRF é uma obrigação de informar à Receita Federal as retenções do imposto de renda, tanto de salários como de outros rendimentos. Devem também ser remetidos os comprovantes de retenção e de rendimentos, aos respectivos beneficiários.
2. Contribuição Sindical dos Autônomos e Profissionais Liberais: O artigo 583 da CLT, estabelecia, até outubro/2017, que os agentes ou trabalhadores autônomos e profissionais liberais (não organizados em empresas) deveriam recolher a contribuição sindical anual aos respectivos sindicatos de classe. Entretanto, a Lei 13.467/2017 alterou o citado artigo, estabelecendo que tal obrigação está condicionada a autorização prévia e expressa por parte do profissional, conforme dispõe o art. 579 da CLT.

• MARÇO

1. RAIS – RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS: Os empregadores são obrigados a entregar, no prazo estipulado por cronograma de entrega do MTE, a RAIS devidamente preenchida.
2. Contribuição Sindical dos Empregados: A Contribuição Sindical, até outubro/2017, era devida por todos aqueles que participassem de uma determinada categoria econômica ou profissional, ou de uma profissão liberal, em favor do sindicato representativo da mesma categoria ou profissão (artigo 583 da CLT). Entretanto, a Lei 13.467/2017 alterou o art. 583 da CLT estabelecendo que tal obrigação está condicionada a autorização prévia e expressa por parte do profissional, conforme dispõe o art. 579 da CLT. A autorização deverá ser feita de forma individual (preferencialmente contendo nome, cargo, setor, CPF, CTPS e PIS do trabalhador) e diretamente para a empresa.
3. Engenharia e Medicina do Trabalho – Serviço Único: Os empregadores optantes por serviço único com engenharia e medicina do trabalho obrigam-se a elaborar e submeter à aprovação do órgão local do MTb, até 30 de março, um programa bienal de segurança e medicina do trabalho a desenvolver. As empresas novas instaladas após 30 de março de cada exercício podem constituir e elaborar, respectivamente, os citados serviços e programa, no prazo de 90 dias a contar da instalação.

• ABRIL

1. Contribuição Sindical dos Empregados – Recolhimento:  Em abril recolhe-se a contribuição descontada dos empregados em março, desde que haja autorização expressa (por escrito) por parte do empregado.

• MAIO

1. Contribuição Sindical – Relação – Entrega: Os empregadores que recolhem a contribuição sindical dos empregados em abril remetem, dentro de 15 dias contados da data do recolhimento, ao sindicato da categoria profissional ou, na falta deste, ao órgão local do MTE, relação nominal dos empregados contribuintes, indicando a função de cada um, o salário e o valor recolhido. A relação pode ser substituída por cópia da folha de pagamento.
2. Salário-Família – Documentação a ser Apresentada: Para o pagamento do salário-família, o empregado deverá apresentar neste mês o comprovante de frequência à escola das crianças a partir de 7 anos.
3. Contribuição Sindical Rural: No mês de maio recolhe-se a contribuição sindical rural das pessoas físicas. 

• NOVEMBRO

1. 13º Salário – 1ª Parcela: Até o dia 30 de novembro, o empregador deve pagar a 1ª (primeira) parcela do 13º salário, salvo se o empregado a recebeu por ocasião das férias. 

• DEZEMBRO

1. 13º Salário – 2ª Parcela: Deve ser efetuado até o dia 7 de dezembro o depósito do FGTS incidente sobre o pagamento da primeira parcela do 13º salário. Até o dia 20 de dezembro, o empregador deverá pagar a 2ª (segunda) parcela do 13º salário, deduzindo, após o desconto dos encargos incidentes, o valor referente à 1ª parcela. 

OBRIGAÇÕES SEMESTRAIS

• Salário-Educação – Cadastro de Alunos: Os empregadores enviam ao FNDE o Cadastro de Alunos, devidamente atualizado ou preenchido, indicando nominalmente os beneficiários atendidos. 

OBRIGAÇÕES ANUAIS

• CIPA: As empresas, em função do número de empregados e do grau de risco, obrigam-se a organizar e a manter em funcionamento, por estabelecimento, uma CIPA, havendo eleições anualmente. 
• SIPAT: As empresas, obrigadas a constituir CIPA, devem realizar anualmente a Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (SIPAT).
• Vale-Transporte: O empregado, para receber o vale-transporte, deve informar ao empregador, por escrito: endereço residencial, serviços e meios de transporte mais adequados ao deslocamento residência-trabalho e vice-versa. As informações devem ser atualizadas anualmente ou sempre que ocorrer alteração das circunstâncias mencionadas.
• ATUALIZAR CERTIDÕES NEGATIVAS: É importante que os empregadores mantenham atualizadas as certidões negativas de débito junto aos órgãos Federais a saber:

1. Certificado de Regularidade do FGTS (CRF). A validade do CRF é de 30 dias a contar da data da emissão. A regularização é individualizada por CNPJ e o empregador poderá fazer a consulta através do site da Caixa Econômica Federal;
2. Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND). A validade da CND é de 180 dias da data da emissão. A regularização é requerida pelo CNPJ da matriz do empregador e este poderá fazer a consulta ou pedido através do site da Receita Federal do Brasil.
3. Certidão Conjunta Negativa ou Positiva com efeitos de Negativa da Receita Federal. A validade desta certidão é de 180 dias a contar da data de emissão. A certidão poderá ser solicitada e emitida por meio da Internet, nos endereços eletrônicos http://www.receita.fazenda.gov.br ou http://www.pgfn.fazenda.gov.br.
4. ATUALIZAÇÕES NO SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO: Todo sistema de folha de pagamento precisa de parametrizações que influenciam diretamente no cálculo da folha de pagamento, nas provisões de férias e 13º salário, na apuração dos encargos sociais a serem recolhidos, etc. Dentre as parametrizações que influenciam diretamente nestes aspectos podemos citar:

• Cadastro e revisão de todas as verbas ou eventos da folha de pagamento e suas incidências de encargos (INSS, FGTS, Imposto de renda) e incidências sobre outros eventos (Pensão Alimentícia, Faltas, etc);
• Cadastro dos feriados nacionais e municipais para apuração do Descanso Semanal Remunerado;
• Revisão dos cálculos de provisões de férias e 13º salário e incidências dos valores variáveis (horas extras, adicionais noturno, insalubridade, periculosidade, etc.) sobre as provisões, bem como a correta contagem dos avos mensais.
• Alteração das tabelas de INSS, Salário Família e Imposto de Renda;
• Cadastro dos empregados com estabilidade de emprego (acidente de trabalho, licença maternidade, Cipeiros, dirigente sindical, etc.);
• Verificação da Convenção Coletiva de Trabalho da(s) respectiva(s) entidade(s) sindical(ais) e as abrangências como:

– Percentuais de horas extras em escala (50%, 65%, 80%, 100%, etc);

– Pisos salariais (diferenças por região);

– Garantias de emprego (além das previstas em lei);

Fonte: Guia Trabalhista.