Escrito por Franciele Giacomel
Se você está considerando contratar um software para administrar seus processos seletivos, ganhar tempo e aumentar a eficácia, é preciso avaliar muito bem qual ferramenta atende as necessidades da sua organização.
Elaboramos uma lista de dicas que podem ser muito úteis na hora de avaliar a plataforma e não desperdiçar tempo nem dinheiro.
- Qual o tipo de hospedagem do software?
Uma organização com foco no futuro deve considerar contratar uma plataforma moderna
com hospedagem em nuvem. Isso significa que não é necessária nenhuma instalação ou servidor no local e muito pouco suporte contínuo de TI.
Mas é importante que você questione o fornecedor sobre alguns detalhes como privacidade de dados, direitos de propriedade de dados (se o fornecedor terá um backup dos seus dados e irá fornecer se você decidir mudar para outro software de recrutamento por exemplo).
- Em quais navegadores o software pode ser utilizado?
Algumas pessoas utilizam o navegador Chrome para acessar o software de recrutamento em seu desktop, mas usam o Safari em seus iPads ou Smartphones. Por isso, certifique-se de perguntar ao fornecedor se o software funciona em todos os navegadores em que a sua equipa trabalha.
Certifique-se também que ele pode ser acessado através Smartphones ou se há um aplicativo que pode ser instalado para facilitar o uso. Pois em situações de grande demanda de vagas ou urgência, pode ser importante que o recrutador gerencie as informações das vagas e possa se comunicar com os candidatos de qualquer lugar e a qualquer momento.
- Qual o custo total?
Muitas empresas avaliam apenas o custo mensal cobrado pelo fornecedor e esquecem de analisar os demais custos a longo prazo, como por exemplo:
- Configuração inicial
- Treinamento da equipe
- Taxa de subscrição anual ou mensal
- Suporte e manutenção
- Atualizações e novas versões
- Integração com outros softwares utilizados na empresa
- Custo de acesso por usuário ou acesso ilimitado.
Os valores ideais dependem do tamanho da sua organização. Por exemplo, para empresas grandes o acesso ilimitado para usuários pode ser mais interessante. Mas para empresas pequenas sem previsão de aumento de pessoas na equipe de recrutamento, pagar por acessos individuais é mais vantajoso.
- O software possui uma opção para fluxo de aprovação de requisições?
Uma plataforma de recrutamento com um módulo de aprovação de requisições evita que a área de recrutamento e seleção tenha que cobrar aprovação dos responsáveis por liberarem a vaga. Assim que a vaga for aberta pelo requisitante, ele poderá inserir os aprovadores dando início ao workflow de aprovação. Isso acontece de forma automática e o histórico fica registrado. Quando o fluxo estiver completo, retorna para o recrutador que sabe que agora poder iniciar o processo seletivo.
- Existe a possibilidade de link para outros sites de vagas e redes sociais?
Caso a empresa possua um site de carreiras é importante que ele esteja conectado ao software. Assim como a possibilidade de conectar com outros sites de divulgação de vagas e redes sociais. Desta forma, o recrutador poderá compartilhar a vaga diretamente do software para os demais sites, clicando em apenas um botão. E quando o candidato acessar a vaga de qualquer um desses sites, ele será direcionado para a plataforma da empresa, sem que precise fazer um novo cadastro no futuro.
Isso economizará muito tempo e permitirá que a vaga fique visível para mais candidatos!
- É possível fazer a integração com o software de folha de pagamento?
Essa integração é extremamente importante, pois permite que todas as informações relevantes sejam automaticamente transferidas do software para a folha de pagamento. O sistema cria um novo registro de funcionário na sua folha de pagamento, economizando muito tempo para todo o RH.
- Como é o suporte para dúvidas, atualizações e personalização? Há algum custo?
O suporte em todos os estágios é muito importante. Você precisa saber quantas horas de suporte terá disponível, em quais idiomas e preço do que você está recebendo. Esteja ciente dos custos ocultos de suporte que alguns fornecedores cobram.
- Qual a flexibilidade do software para personalizar as etapas do processo seletivo?
Verifique se o software oferece a possibilidade de inserir todas as etapas do seu processo seletivo de forma personalizada, evitando assim a utilização de formulários e papel. Por exemplo, se o formulário de alinhamento da vaga pode ser feito direto no sistema, com todos os requisitos inclusive competências comportamentais. Parecer, testes, entre outros que são pré-requisitos para os processo seletivo na sua empresa.
- Quais indicadores são possíveis gerar e como são feitos os cálculos?
Cada empresa define quais indicadores utilizar de acordo com a sua gestão e metas. Por isso é fundamental entender como personalizar os indicadores e entender quais dados ele utiliza para gerar essas informações. Não basta confiar nos resultados, é preciso entender se a fórmula utilizada representa a realidade da sua empresa, pois alguns indicadores podem precisar de ajustes no cálculo dependendo do tamanho da empresa por exemplo.
- Como é a triagem de currículos?
A triagem de currículos aderentes ao perfil da vaga é uma das etapas que mais consome tempo do recrutador atualmente. E os softwares tem se mostrado muito eficientes quando podem ser personalizados para as necessidades de cada vaga. Então avalie se ele possibilita que você altere os critérios para cada vaga de forma rápida e fácil.
- É possível incluir etapas de seleção?
Alguns conhecimentos e requisitos são imprescindíveis para uma vaga, como por exemplo idiomas. Quanto tempo e recursos a empresa poderá economizar se puder aplicar um teste ou fazer perguntas objetivas aos candidatos já no momento da aplicação para a vaga?
Alguns sistemas possibilitam a inclusão de testes e questionários que ajudam na triagem a na seleção dos currículos.
Se sua empresa nunca utilizou um software para gerenciar o R&S e não tem certeza de que isso irá ajudar a melhorar o desempenho da área de recursos humanos, comece utilizando um plano gratuito. Algumas empresas oferecem um plano básico gratuito, com recursos limitados, mas que podem ajudar na decisão de contratar um sistema com custo mais elevado no futuro.
Se você já utiliza um sistema e gostaria de substituí-lo, proponha a outras empresas que você possa testar o software deles gratuitamente e fazer uma comparação antes de fazer a troca.
Não tenha receio de pedir uma referência aos outros clientes! Eles podem dar feedbacks valiosos que ajudarão no momento da decisão.
Boa sorte!