Como otimizar o tempo no recrutamento e seleção

O objetivo deste texto é dar algumas dicas de gestão do tempo aplicadas diretamente na área de Recrutamento e Seleção. São exemplos práticos de como otimizar as ferramentas de Recrutamento e Seleção e diminuir o tempo gasto com atividades operacionais, que podem ser utilizados por qualquer profissional, em empresas de todos os portes.

Por exemplo, mesmo que você não possa contratar um sistema informatizado para auxiliar na administração de currículos, é possível criar padrões e formulários simples que ajudam a economizar muito tempo.

Depois de trabalhar por quatorze anos na área de RH e ministrar muitos treinamentos de gestão do tempo, percebi que o Recrutamento e Seleção é uma das áreas onde podemos utilizar muitas das dicas de como gerir melhor o tempo.

Muitos profissionais acabam repetindo tarefas básicas ou recriando/reescrevendo documentos que poderiam estar pré-definidos.

Com isso, os recrutadores acabam ficando mais voltados para atividades operacionais e não conseguem trabalhar em atividades estratégicas, que realmente trazem os resultados esperados. Como criar relatórios para gestão da área, controlar indicadores, implantar novas ferramentas de seleção entre outras estratégias.

O planejamento estratégico e a inovação são fundamentais para melhorar os resultados e com certeza impulsionar seu crescimento profissional.

Veja as dicas abaixo:

 

1. Modelos de e-mail
 

Utilizamos diariamente e-mails que podem conter textos padronizados, deixando espaço apenas para alterar informações dinâmicas como nomes, datas, horários ou informações específicas.

E-mail para confirmação de entrevista: salve no e-mail ou em arquivo o texto com endereço do local da entrevista ou da empresa e orientações para chegar de carro e transporte público; deixe em branco espaço para inserir o nome do candidato, data e horário da entrevista conforme o combinado.

Isso pode evitar que você tenha que fornecer essas informações no telefone e o candidato ainda pode utilizar o e-mail para confirmar se comparecerá na entrevista ou se houver imprevistos, evitando ligações que tiram nossa concentração.

Textos com modelos de feedback: deixe preparado textos para serem enviados aos candidatos que não foram aprovados, que podem ser personalizados conforme a etapa do processo seletivo que ele participou.

Convocação para a próxima etapa: para os candidatos que passaram para a próxima etapa do processo seletivo, crie textos para enviar e-mail de convocação. Isso evita que você tenha que ligar para o candidato. Muitas vezes a ligação não é atendida na hora e temo que ligar novamente.

Lembre-se de inserir todos os detalhes como data, horário, local, tempo aproximado de duração e solicitação final que o candidato confirme a presença. Na entrevista com o candidato lembre também de confirmar o e-mail e avisar que as próximas etapas e/ou o feedback serão enviados por e-mail, para que ele possa ficar atento.

 

2. Modelos de formulários e roteiros
 

Criar modelos de formulários pode ajudar a economizar muito tempo. Com certeza você utiliza alguns dos formulários abaixo ou roteiros que podem ser padronizados:

  • Formulários para alinhamento de perfil com o requisitante.
  • Formulário de parecer da vaga.
  • Formulário para registro de informações dos candidatos.
  • Formulário para anotações de desempenho em dinâmicas e cases.
  • Roteiro de informações que devem ser colhidas na entrevista.
  • Formulário com perguntas por competência para cada cargo.
  • Pesquisa de satisfação do requisitante.
  • Modelos de dinâmicas e ferramentas de processo seletivo.
  • Lista de materiais utilizados em dinâmicas.
 
3. Crie cronogramas para os processos seletivos

 

Mesmo que sua empresa não tenha metas de tempo para o processo seletivo, o cronograma ajuda o recrutador a organizar o tempo que ele poderá investir em cada etapa e controlar qual vaga é prioridade.

Defina uma meta de tempo conforme sua experiência em processos anteriores e separe uma quantidade de dias para cada uma das etapas. Isso pode ajudar você a definir quais vagas e atividades são prioridades no seu dia.

Por exemplo, você percebe que uma vaga está aberta há mais tempo que outras, mas ainda não conseguiu receber ou encontrar currículos adequados. Talvez seja a hora de reservar um espaço de tempo reservado para se dedicar mais a essa vaga.

 
4. Crie planilhas para controles
 

As planilhas são grandes parceiras quando falamos em controlar prazos, agenda ou resultados de processos seletivos.

Se você não tem habilidade para automatizar sua planilha ou criar fórmulas que possam te ajudar, peça ajuda a alguém da área de TI da sua empresa. Diga o que você precisa e com certeza existirá uma solução.

Procure também utilizar as planilhas de um mesmo arquivo para assuntos relacionados. Isso evita que você tenha que abrir um arquivo diferente para cada assunto.

Por exemplo, se você criar uma planilha para controlar o tempo dos seus processos seletivos, utilize as outras abas para fazer relatórios mensais relacionados a este assunto.

 

5. Planilhas com informações diárias
 

Deixe registrado em planilhas todos os contatos úteis para seu dia-a-dia. Por exemplo:

  • Planilha com contatos de fontes de divulgação de vagas (e-mails, contato, forma de divulgação e para qual vaga é utilizada essa fonte)
  • Contatos de network para divulgação de vagas ou benchmarking.
 
6. Organização de currículos
 

Quando receber currículos por e-mail, analise rapidamente qual é a área de atuação do candidato e imediatamente salve em uma pasta com o nome da área. Sabemos que hoje em dia existem muitos softwares que fazem esse trabalho. No entanto, nem todas as empresas possuem orçamento para adquirir esses produtos.

Mas isso não impede que você tenha um R&S organizado, que vai ajudar a economizar muito tempo e atingir os resultados esperados.

Todas as vezes que você precisar utilizar um novo documento ou e-mail, analise se poderá precisar fazê-lo novamente em outro momento e salve um modelo padrão. Com a correria do dia-a-dia deixamos essas atitudes para outra hora.

Mas o momento de criar esses formulários é quando a necessidade aparece. Depois de criar o hábito e perceber os resultados positivos, com certeza você passará a fazer com mais frequência.

Se você tem mais dicas sobre como gerir melhor o tempo na área de RH, deixe um comentário na nossa página do Facebook abaixo do texto. Compartilhe suas ideias!

De: Franciele Giacomel, facilitadora parceira da Self Treinamentos desde 2008.

 

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3 comentários em “Como otimizar o tempo no recrutamento e seleção”

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